התהליך של משוב והערכה הוא תהליך עדין ורגיש, ואם לא נעביר אותו בצורה נכונה אנחנו עלולים לייצר חוסר שביעות רצון או מוטיבציה נמוכה בקרב העובדים. חשוב מאד להכשיר את המנהלים ואת העובדים לפני שמתחילים בתהליך, ולבנות שאלון שמותאם לתרבות הארגונית של החברה.

לתהליך המשוב יש מטרה אחת חשובה - לייצר שיח ותיאום ציפיות בין המנהל לעובד לגבי:

• הגדרה ברורה של התפקיד.
• יעדים שיש לעמוד בהם.
• נושאים בהם העובד חזק, ונושאים בהם הוא צריך להשתפר.
• לתת במה לעובד להגיד למנהל שלו איך הוא מרגיש ואיזה כלים הוא צריך על מנת להשתפר.

שיחת המשוב צריכה להתבצע בסביבה שקטה וללא הפרעות. כמו כן, המנהל שמעביר אותה צריך להגיע מוכן ולתת דוגמאות קונקרטיות לנושאים שהוא מעלה בפני העובד, ולנסות להגיע איתו להבנה והסכמה לגבי הדברים הנאמרים.

טעות נפוצה של הרבה מנהלים היא לתת לעובד ציון מספרי, למשל בסולם של אחד עד חמש (1-5), כשאחד זה ממש לא טוב וחמש זה מצוין. למה זאת טעות? כי המשוב הוא דבר סובייקטיבי, ולכן רצוי שהוא יכלול יותר מילים ופחות מספרים. פחות חשוב לנו אם הציון של העובד הוא שלוש - בינוני, או ארבע - טוב. יותר חשוב שתהיה הסכמה הדדית על הדברים שצריך לשפר לקראת המשוב הבא, ולהכין תוכנית מוסכמת ומפורטת כיצד אפשר להשתפר.

כאמור, המטרה של המשוב היא לייצר שיח והסכמות הדדיות ואם עושים אותו לא נכון זה יכול להשיג את המטרה ההפוכה. כדי שהמשוב יעבור בצורה החלקה והנעימה ביותר כדאי להנחות את המנהלים להקפיד על הקשבה פעילה והסכמה עם חלק מדברי העובד, בקשת דוגמאות מהעובד לטיעונים שהוא מעלה ומתן דוגמאות ספציפיות לטיעונים שעולים מצד המנהל וגם לגלות אמפתיה, מבלי שיצטרכו לוותר על העברת המסר העיקרי.

יש לכם עוד שאלות בנושא משאבי האנוש בארגון שלכם? מוזמנים להשאיר פרטים ותמיר ידאג לענות על הכל.

תמיר אבני - מנכ"ל פרואקטיב משאבי אנוש, בעל תואר שני M.sc. בהתנהגות ארגונית מאוניברסיטת ת"א, בעל ניסיון של 20 שנים במגוון תפקידים בתחום משאבי אנוש ונחשב לאחד המומחים בתחום.