מנהלים רבים פונים אליי עם שאלות ודילמות לגבי ניהול נכון של עובדים בימי הקורונה. 

ריכזתי את עיקרי ההצעות וההמלצות שלנו לארגונים ולמנהלים. בין אם אתם ממשיכים להפעיל את המשרד או את מקום העבודה או ששלחתם את כל העובדים לעבוד מהבית, אני בטוח שתוכלו למצוא כאן תשובות לרוב השאלות.

סביבת עבודה בטוחה

במידה ולא יצאה הנחייה אחרת והחלטתם לדרוש מהעובדים להמשיך ולהגיע למקום העבודה:

▪יש לאסור כניסה של אורחים/ לקוחות למשרדי החברה.

▪מומלץ לדרוש מהעובדים שלא לנסוע בתחבורה ציבורית. במידה ואין אפשרות כזאת, יש לאפשר עבודה מהבית.

▪אנחנו לא יודעים הכל על המצב, חשוב להסביר זאת לעובדים ולקיים שיחות עמם שיחות על מנת לשחרר לחץ, להרגיע ולשתף במידע ובחשיבה כיצד להתמודד עם המצב.

▪מומלץ לרכוש ציוד מגון, חיטוי ומסכות לעובדים ולדאוג לניקיון וחיטוי המשרדים.

▪רצוי לעבור לעבודה בקבוצות קטנות ולמנוע התכנסויות של כולם יחד.

▪יש לעצור נסיעות לחו״ל במסגרת עבודה או קבלת אורחים מחו״ל. 

▪חשוב לתעדף מחדש את המשימות ולהתאים את תוכניות העבודה ולוחות הזמנים למצב החדש. רצוי לבצע הערכה מחודשת של המשימות בכל שבוע, לאור ההתפתחויות והשינויים במצב.

▪בהתאם לתוכניות העבודה, יש לשקול צמצום שעות עבודה ואישור שעות נוספות ולהוציא עובדים לחופשה בתשלום או לחל"ת בהתאם לתוכנית העבודה המעודכנת.

עבודה אפקטיבית גם מהבית

במידה שהחלטתם או נדרשתם לעבור לעבודה מהבית

▪כדאי להכין רשימת משימות ויעדים יומיים ושבועיים ולקבוע מנגנון תיאום עם הכפיפים שלכם.

▪מומלץ ליצור תיעדוף משימות לכם ולצוות.

▪יש לקבוע לו״ז פגישות צוות או פגישות עבודה 1*1 עם עמיתים וכפיפים מספיק זמן מראש.

▪חשוב להתכונן לפגישות ולשלוח חומרים רלוונטיים מראש.

▪חשוב לעדכן סטטוס פגישה בכלי הניהול בו אתם משתמשים.

▪קריטי לשמור על הלו״ז ולא לחרוג מזמני הפגישה המוגדרים.

▪בפגישות מרחוק יש חשיבות גדולה אף יותר מהרגיל להוצאת סיכום פגישה לכולם, כולל משימות לביצוע.

▪מומלץ להכין דו״ח בקרת יעדים שבועי להפיץ אותו לכולם.

▪במידה ונדרש לא להגיע לעבודה, חברה שאין לה אפשרות לבצע עבודה מהבית תאלץ לשלוח את העובדים לחופשה בתשלום (במידה ויש ימי חופשה) ו/או לחופשה ללא תשלום. אני מקווה כי במקרה זה המדינה תוציא הנחיות ותיתן עזרה שתמנע נזק כלכלי גדול למעסיקים ולעובדים.

עבודה מהבית בנוכחות הילדים

במידה שיש ילדים קטנים בבית, ועליכם לשלב בין עבודה ודאגה להם

▪חשוב לייצר גבולות ברורים - להגדיר מתי עובדים ומתי לא ולשתף בכך את הילדים, כך שידעו מתי אנו עובדים וכיצד עליהם להתנהג בזמן הזה.

▪כדאי להגדיר מקום לעבודה, חדר נפרד או פינה שבה נעבוד .

▪מומלץ להגדיר סימן מוסכם שאומר שזה זמן עבודה, ולבקש שלא יפריעו לנו בזמן הזה.

▪כדאי לקבוע שעות קבועות לשיחה עם הצוות בעבודה, במסגרת שעות העבודה.

▪חשוב לעשות הפסקות יזומות לאוכל, מנוחה וטיפול בילדים.

▪יש להגביל את שעות העבודה ולייצר הפרדה ברורה בין שעות העבודה לשעות הפנאי. 

????תקשורת וחברה

גם כשלא נפגשים פנים אל פנים, חשוב לשמור על קשר

▪במיוחד בגלל הריחוק, חשוב מאוד לשמור על קשר רציף ויום יומי עם הצוות, להקפיד לשוחח לא רק בנושאי עבודה – לדרוש בשלומם של העובדים ובני משפחותיהם ולאפשר להם לשחרר מתחים ולשתף אתכם במצבם.

▪חשוב לתת לעובדים לגיטימציה לשתף בחוויות אישיות - ילדים, חוגים, חיות מחמד וכו' - במהלך השיחות שלנו איתם ביום העבודה מהבית.

▪מומלץ לקיים מפגשי שיחות וועידה של כל הצוות יחד, ואולי אף מפגש במשרדים פעם בשבוע או שבועיים.

▪רצוי ליזום הוצאת מייל סיכום שבועי ועדכונים מהמנכ״ל לכלל עובדי החברה, כולל עדכון עסקי ותוכניות להמשך.

▪חשוב לנהל שיחות עם הלקוחות על המצב וההערכות שלנו ושלהם, ולדבר על כיצד כולנו משפיעים מהמצב.

▪ גם בחברות בהם יצאו עובדים לחופשה ללא תשלום, חשוב לשמור על קשר ולשאול לשלומם, לברך בימי הולדת, לעדכן, להתעדכן ולהציע עזרה במידת הצורך וכו׳ - דרך טובה לעשות זאת היא קבוצת ווטסאפ צוותית/ מחלקתית/ ארגונית. 

זכרו‼הארגון נמדד בייחס והאכפתיות שהוא מגלה כלפי עובדיו בעיקר בתקופות מאתגרות.

 גיוס וקליטת עובדים

בתקופה של חוסר ודאות לא מומלץ לגייס עובדים חדשים, אך אם חייבים, חשוב לנהל את התהליך בצורה נכונה

▪ניתן לקיים את רוב תהליך הגיוס מרחוק: פרסום, סינון קו״ח, ראיון טלפוני, ראיון וידאו, ראיון וידאו עם קולגות (מומלץ), ראיון ממליצים, מבחן מקצועי וכו'.

▪תמיד, אבל במיוחד בתקופה שכזו, חשוב לשמור על קשר עם מועמדים ולעדכן אותם בסטאטוס ובהתקדמות התהליך.

▪בשלב הסופי רצוי מאוד לפגוש את המועמד ולקיים איתו שיחת תאום ציפיות סופית לפני חתימה על הסכם עבודה. במקרים מסוימים, יש חשיבות גדולה לביצוע סיור במתקני החברה וסביבת העבודה, להכיר עמיתים לעבודה ועוד.

▪חשוב להכין תוכנית חפיפה וחניכה מובנית ולצוות חונך שילווה מרחוק וגם מקרוב את תוכנית החניכה.

אני מקווה שהמאמר הקצר יעזור לכם להיערך לקראת המצב החדש. 

___________

הכותב הוא תמיר אבני: מנכ״ל פרואקטיב משאבי אנוש, המספקת פתרונות משאבי אנוש בהתאמה אישית לחברות קטנות ובינוניות. נשמח לסייע להתמודדות בתקופה מאתגרת זו, ללא תמורה או התחייבות.