יצא לי להיות בהמון ישיבות הנהלה, ואני יכול לומר שאני לחלוטין מכיר את הכאוס: מנהלים מתעסקים בבעיות שוליות של העובדים בצוות שלהם - בעיות שממש לא רלוונטיות לכולם, מנהלים אחרים שקועים עמוק בסמארטפון, חלק מתלוננים שהכיבוד לא מספיק איכותי והרשימה עוד ארוכה.

אז הנה חמישה טיפים שיבטיחו לכם ישיבה שבויעת מוצלחת, יעילה ובמינימום הסחות דעת:

• להגדיר רשמית מי מנהל את הישיבה. מנהל הישיבה הוא זה שקובע את האג'נדה, מחליט מתי מציגים נתונים ומתי מנהלים דיון וקובע את סיומה של הישיבה.
• להגדיר כללי התנהגות לישיבה, כמו לא להתפרץ לדברים של אחרים, לא לאחר ולאסור שימוש בטלפון הנייד, כשמנהל הישיבה משמש דוגמא עבור כולם לעמידה בכללים האלה.
• לדאוג לסיכום של הישיבה, כולל החלטות שהתקבלו וצעדים להמשך.
• להתחיל כל ישיבה עם מעבר על סיכום הישיבה הקודמת ומעקב אחר ההתקדמות בביצוע ההחלטות שהתקבלו.
• למצוא דרך שבה לא יהיו הפרעות מבחוץ. כדאי להבהיר למנהלים ששום דבר שקורה לא חשוב יותר מהישיבה השבועית, ולדאוג שיעבירו את ההנחייה לעובדים שלהם. במקרים קיצוניים רצוי אפילו לתלות שלט על הדלת שאומר שאסור להפריע לישיבה.

בנוסף לטיפים שנתתי, אני מציע לקבוע משך זמן מוגדר לפגישה, ולהשתדל לא לחרוג ממנו. אפשר לקבוע גם תתי זמנים עבור כל נושא שמוגדר מראש באג'נדת הפגישה.
 

יש לכם עוד שאלות בנושא משאבי האנוש בארגון שלכם? מוזמנים להשאיר פרטים ותמיר ידאג לענות על הכל.

תמיר אבני - מנכ"ל פרואקטיב משאבי אנוש, בעל תואר שני M.sc. בהתנהגות ארגונית מאוניברסיטת ת"א, בעל ניסיון של 20 שנים במגוון תפקידים בתחום משאבי אנוש ונחשב לאחד המומחים בתחום.